Mon expérience en Back Office

  Bonjour ! Aujourd'hui je vais vous parler de ma première expérience en back office.

Durant ma 2e année à l'IPAG BUSINESS SCHOOl, j'ai du effectuer le mien dans une entreprise tout en étant en back office. Après plusieurs mois de recherches, j'ai finalement trouver mon stage dans une PME spécialisée dans le transport : HDSD. Je pense à me spécialisée dans le commerce international, l'import/export donc ce poste fut pour moi une aubaine car ce fut un premier pas dans le transport.

                                      HDSD

J'ai occupé le poste d'assistante administrative du 2 janvier 2017 au 3 mars 2017. J'avais pour principale tâche de répondre aux appels d'offre, c'est-à-dire constituer un dossier contenant la candidature de l'entreprise ainsi qu'un dossier où se trouve son offre. Mais durant mon stage je n'ai pas seulement eut à constituer ces dossiers, j'ai par ailleurs du prendre des rendez-vous pour des visites techniques, répondre à des demandes venant d'entités avec lesquelles nous avions des marchés en cours.

Voici le bureau dans lequel je travaillais :

                                       20170315_113044

Ici se trouvent tous les dossiers en cours, classés selon la date limite à laquelle nous devons les envoyer :

                                      20170315_113059

Et ici se trouvent les appels d'offre auquels nous avons répondu et pour lesquels nous attendons uen réponse :

                                      20170315_113106

Je pense que le plus difficile à gérer était l'irrégularité du travail donné. Parfois il y avait beaucoup d'appels d'offre auquels il fallait répondre le plus vite possible ainsi que beaucoup de demandes venant d'entités avec lesquelles nous avions des marchés auquelles il fallait répondre dans des délais très brefs. Mais en parrallèles il y avait des jours où il n'y avait pas beaucoup de travail à gérer. Je profitais de ces temps là pour avancer au maximum dans d'autres dossiers.

Ce fut une très bonne expérience, très différente de mon premier stage effectué en première année. Pendant mon stage à Darty en tant que vendeuse, je devais être très active physiquement : développer un discours oral, effectuer plusieurs aller-retour entre la surface et les stocks, etc. Mais lors de ce stage d'assistante administrative je devais plutôt être active mentalement : rédaction de mails sur ordinateur, constitions de pièces pour les appels d'offre. Je pense que le manque de mouvement est ce qui m'a le plus manqué durant ce stage. Cependant ce que j'ai apprécié c'est la plus grande part de résponsabilités qui m'a été confiée, occuper un poste considéré comme important au sein d'une PME.

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