IPPB, un regard intérieur (édition 2017)

28 avril 2017

 

L'IPAG Power-Point Battle ou IPPB, est l'association de l'école qui monte et assure l'événement IPAG Power-Point Battle en collaboration avec Microsoft. Cette année fût la 5 édition. 

J’ai fait le choix d’intégrer l’association IPPB pour être au plus proche des entreprises et avoir une expérience en événementiel.

En effet, j'ai pour projet post-étude de travailler dans l'événementiel et les relations publiques. Il me semblait donc cohérent d'intégrer cette association. 

 

Cette association nous a permis de gérer un événement de A à Z avec l'aide et le support de toute l'équipe Relation Entreprise de l'IPAG. 

Les missions que nous avons pu effectuer durant notre année scolaire étaient les suivantes :

- Prospection : Nous avions sélectionné une cinquantaine d'écoles que nous souhaitions aller voir pour qu'elles prennent part à notre événement. A la suite de cela, nous avons créé des binômes (4A-2A) pour la prospection. Nous nous sommes répartis 7 à 8 écoles par binômes et le travail a ainsi pu réellement commencer. 

Nous avons contacter dans un premier temps les responsables relation entreprise de chaque école que nous avions. Nous les contactions par mail, téléphone ou bien nous passions par les BDE des écoles. Le but était dans un premier temps d'avoir un premier contact avec les entreprises pour mesurer leur motivation quant à notre événement. 

Une fois toutes les écoles contactées, nous avons pu voir avec elles si nous pouvions venir distribuer des flyers directement aux étudiants concernés. Si c'était le cas, nous convenions ensemble d'une date propice pour la prospection.

C'est seulement à partir du mois de janvier, que nous avons pu commencer à distribuer des flyers dans les écoles concernées. Nous avions également des affiches que nous avons eu l'occasion d'accrocher dans les écoles. Et nous avions des polos avec les logos IPAG et MICROSOFT pour que l'on puisse nous reconnaitre. 

- Communication : Une autre grande partie de notre travail a été la communication sur les réseaux sociaux. En effet, nous savons qu'entre jeunes, la communication par les réseaux sociaux et très efficaces. Nous avons donc participer à la mise en oeuvre des messages sur Facebook ainsi que le partage de l'événement auprès de nos amis ainsi que sur des groupes Facebook prévu pour "bons plans" et autres. 

Nous avons dû également en parler autour de nous, à nos camardes de l'IPAG principalement. 

- Support le jour J : La meilleure partie du travail a bien sûr été le Jour J. Nous avions formés 3 teams entre nous :  

  • La team animation : elle s'occupait de l'accueil des invités, de l'information des étudiants, etc.
  • La team relai : elle était le lien entre les coordinateurs de l'événement et nous.
  • La team pilote : chaque personne de cette team, avait une entreprise qui lui était assignée. Elle devait s'en occuper toute la journée et s'occuper de la Battle. 

Pour mieux comprendre, je vous propose de vous expliquer en quelques lignes, cette journée. 

Les invités arrivent à 9h. Un petit déjeuner leur ait proposé. A partir de 9h30, les invités devaient tous être en amphithéâtre pour le discours de lancement des Battles. 

A 10h, chaque entreprise était dans sa salle avec ses étudiants. Chaque entreprise avait entre 10 et 12 étudiants qui avaient 15 minutes de présentation et 5 minutes de questions. Le timing était plutôt serré mais nous avons réussi à bien faire respecter les horaires de passage. 

A partir de 12h45/13h tous les étudiants de chaque Battle étaient passés et pouvaient donc partir en pause déjeuner. Les entreprises décident alors quel est le gagnant de leur Battle.  

Après le déjeuner, à 13h30, l’annonce des vainqueurs de chaque team se fait en amphithéâtre. Les 7 lauréats auront 2h45 pour travailler sur une problématique posée par ClubMed. Pendant ce temps, un forum est organisé dans l’enceinte de Microsoft, des visites des locaux et de la maison du futur sont également organisés.

A la fin de ce temps imparti, les finalistes passent devant tous les autres candidats. Ils sont 5 mins pour défendre leur point de vu. 

Vers 18h30, le gagnant est annoncé, les lots sont remis et un cocktail est pris à la sortie. 

 

Cette expérience a été plutôt enrichissante. Ayant déjà des expériences en événementiel, je connaissais un peu le déroulement des choses. Mais cette expérience m’a pris de me conforter dans mon choix de continuer sur ce chemin là. 

En effet, la création de binôme nous a permis de bien nous concentrer sur nos missions et les résultats obtenus. Au cours de cette année, nous avons pris conscience de la difficulté de faire circuler les informations. Il est vrai, qu’ayant des horaires différentes, il était difficile de se faire régulièrement des réunions. Nous devions faire des comptes rendus à chaque nouvelle information et la transmettre à toute l’équipe et comme nous le savons, une information dite en face à face à l’oral est plus facilement comprise qu’à l’écrit. 

Au de la de toute cette dimension management, l’événement avait une très bonne dynamique. Nous avions une bonne cohésion de groupe. Les informations circulaient bien et on s’entre-aidait. Cela nous a permis de bien comprendre l’importance d’avoir des rôles définis et de bien communiquer durant tout l’événement. 

 

Les retombées de l’événement de la part des entreprises et des participants sont très bonnes. Certaines entreprises nous ont fait parvenir leur souhait de participer à nouveau à l’événement l’année prochaine. 

Dans l’ensemble, je pense que toute l’équipe est satisfaite de cette expérience en événementiel et du déroulé de l’événement. Cela nous a beaucoup apporté en autonomie et en management. 

Mathilde GUÉRIN 

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